• Dentro de Clariperu #1 Reuniones de trabajo

    Por Marco Antonio Mazzini

    Hay una actividad que todo músico realiza durante toda su carrera, y no, no me refiero necesariamente a subirse a un escenario con su instrumento o dictar clases. Me refiero a crear proyectos, o formar parte de uno. 

    Es posible que asocies proyectos con eventos grandes, como un festival internacional de música, un seminario nacional sobre educación musical o la creación de una nueva orquesta de cámara en tu ciudad. Sin duda, estos son claros ejemplos de proyectos, ideas grandes que exigen un presupuesto y un espacio con ciertas características para que se desarrollen de la mejor manera. Pero recordemos que crear una lista de reproducción con música específica para tus alumnos también es un proyecto, así como buscar, recolectar, seleccionar y reunir métodos para que los jóvenes músicos de una academia los puedan emplear. Si tienes la intención de dar algunas clases en vivo por Facebook, esto también se convierte en tu proyecto personal. ¿Vas a grabar una obra a distancia con músicos de otros países? Ya tienes un proyecto internacional.Y los músicos vivimos felices de un proyecto a otro. 


    Seguro ya te diste cuenta que los ejemplos anteriores son dos extremos: proyectos muy grandes, costosos y otros que los puedes realizar detrás de una laptop y desde tu cama. Voy a enfocarme en un punto medio, en esos proyectos donde están involucradas tres personas como mínimo, quienes deben reunirse periódicamente para desarrollar un proyecto en sus múltiples facetas. Y de esas reuniones trata este artículo.


    En un momento, el equipo de Clariperu llegó a tener diez miembros y para hacer efectivas nuestras reuniones, desarrollé una cultura que mantenemos hasta el día de hoy. Espero que estas ideas te inspiren y motiven a diseñar tu propio sistema, tu propia cultura de trabajo.


    1. Prepara la mente de tu equipo. Sabemos que en una reunión vamos a desarrollar ideas, tomar decisiones y discutir puntos de vista. Este proceso requiere mucha imaginación de parte de cada participante y, por esta razón, nosotros llamamos “sesión creativa” a nuestras reuniones. El equipo asiste a la reunión pensando en aportar, en crear, en divagar en ideas, en discutir libremente, porque cada palabra, cada sugerencia  e incluso chiste es parte de la creatividad del equipo. Además, antes de empezar, refuerzo esa idea en voz alta: “Estamos aquí para crear”.

    2. Mantén una duración constante. Cada miembro del equipo de Clariperu sabe cuánto tiempo va a durar una reunión. El promedio de nuestras reuniones presenciales es dos horas y ocasionalmente nos pasamos unos minutos, pero nunca media hora o más. Que nuestro equipo sepa por adelantado el tiempo que dedicará a Clariperu ayuda a enfocarlos, a valorar el tiempo juntos y a que puedan organizar el resto de su día. Saben que a cierta hora ya estarán libres para retomar sus actividades personales. Cuando nos reunimos en línea (vía Google Meet), las reuniones están limitadas a treinta minutos, así nos enfocamos en pocos puntos y evitamos el agotamiento mental.

    3. Ten una agenda clara. Las reuniones son una oportunidad para potenciar, diseñar y crear los pasos necesarios que necesita tu proyecto. Anuncia con anticipación cuáles serán los temas a resolver, a crear. Un aspecto que tengo en cuenta es resolver pequeños temas antes de la reunión principal, de esta manera la agenda se reduce y enfoca a los temas que considero importantes. Detalles como dónde conseguir atriles, qué micrófono debemos usar para la transmisión, a quién puedo pedirle una cámara prestada o a quién contratamos para hacer un video puede resolverse con llamadas, mensajes internos o por una sola persona encargada. Limpia tu agenda quitando estos pequeños temas.

    4. Planifica una agenda corta. Este punto es una de mis prioridades. Una agenda para comunicarle al equipo podría ser, por ejemplo: Fecha de convocatoria del Coro Iberoamericano de Clarinetistas, maestros que participan, cómo crear la convocatoria en línea, responsables de las redes sociales durante el proyecto, repertorio a incluir en el CIC, cómo distribuir las partituras, fechas límites de entrega de material visual y de audio, etc. Una lista como esta puede llegar a sobrecargar tu mente, incluso influir en tu ánimo y en el de tu equipo, ¡cuántas cosas por ver y hacer! Luego que tienes limpia tu agenda (una agenda clara), resume los puntos en uno o dos que son esenciales. En el caso anterior, la agenda de Clariperu sería: Coro Iberoamericano de Clarinetistas. Nada más. Los demás puntos los tengo anotados y voy gradualmente preguntando al equipo, ¿qué fechas consideran adecuadas para la convocatoria?, para el tema de las redes sociales, ¿algún voluntario que desee encargarse?, ¿alguien tiene sugerencia sobre los maestros que podemos invitar este año? Y así, muchos puntos se discuten y, por sobre todo, nacen de manera espontánea y sin presión de parte de cada miembro de nuestro equipo.

    5. Escucha cada idea. El equipo de Clariperu tiene miembros de distintas edades. Si en el equipo de tu proyecto se encuentran personas muy jóvenes, escúchalas atentamente. Podemos caer en el “bueno, es muy joven y no tiene experiencia”, o simplemente no tomar en serio lo que aportan. Esto no sucede en nuestra organización. Estamos atentos a escuchar ideas y estas pueden venir de las personas más jóvenes (que en nuestro caso es muy frecuente). Todos tienen una voz igualitaria y los animo en cada reunión a opinar, alzar su voz y compartir ideas sin temor alguno. El éxito de los proyectos de Clariperu está basado en los aportes de todos los miembros del equipo, que se sienten escuchados y alentados a contribuir con su creatividad.

    6. No pierdas el punto principal. A mis alumnos les encanta repetir esta frase cuando me imitan: “al punto, al punto”. Estas palabras, que pronuncio de una manera coloquial en nuestras reuniones, tienen un propósito: evitar que un miembro empiece a divagar en temas e historias que no tienen relación o impacto en el proyecto que estamos desarrollando. He tenido la mala suerte de asistir a varias reuniones de trabajo donde siempre hay una o dos personas que hablan sin parar por largo tiempo, contando más sobre ellos que aportando concretamente al proyecto. Si por alguna razón un miembro de tu equipo empieza a traer temas irrelevantes a la mesa (fútbol, política, la serie que vio en Netflix), amablemente invítalo a retomar el tema que inicialmente los reunió. Antes o después de la reunión podemos hablar de cualquier otro asunto, ¿verdad?

    7. Toma decisiones. ¿Te ha sucedido que cuando terminas una reunión en tu trabajo, te retiras con una sensación de que se habló mucho pero nada quedó resuelto? Cada reunión que programes, ya sea en tu casa, una oficina o por Zoom, debe terminar con decisiones concretas sobre el tema o temas propuestos. No dejes nada para la siguiente reunión. Y realiza preguntas concretas, como “finalmente, la fecha de convocatoria del CIC ¿es el 16 o 28 de mayo?”, “sobre el repertorio, ¿quién estará a cargo de hacer la propuesta inicial?”. Entiendes mi punto. Termina con soluciones y respuestas a todas las inquietudes del equipo y con alguien que estará a cargo de implementarlas. Siempre.


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